REGOLAMENTO PER LO SVOLGIMENTO DELLE SEDUTE COLLEGIALI IN MODALITÀ TELEMATICA
REGOLAMENTO PER LO SVOLGIMENTO DELLE SEDUTE COLLEGIALI IN MODALITÀ TELEMATICA
(adottato dal Consiglio di Istituto del 19/11/2024, con delibera n. 5/2)
IL CONSIGLIO DI ISTITUTO
VISTO il D.Lgs. 297/1994 “T.U. in materia di istruzione” con particolare riferimento agli artt. 5, 7, 8, 10, 42 e 43;
VISTO l’art. 21 della Legge 59/1997;
VISTO il D.P.R. 275/1999;
VISTO il CCNL Scuola 2019/21;
ACQUISITA la delibera di approvazione del collegio dei docenti in data 15 Novembre 2024
DELIBERA
di disciplinare le “Modalità di svolgimento in via telematica delle sedute degli organi collegiali scolastici”, come di seguito riportato:
Art. 1. Ambito di applicazione
Art. 2. Definizione
Art. 3. Requisiti tecnici minimi
Art. 4. Materie/argomenti oggetto di deliberazione in modalità telematica
Art. 5. Convocazione
Art. 6. Svolgimento delle sedute
Art. 7. Riservatezza e sicurezza
Art. 8. Consiglio di Istituto
Art. 9. Collegio dei docenti
Art. 10. Consigli di classe, Dipartimenti, G.L.I., G.L.O.
Art. 11. Disposizioni transitorie e finali
Art. 1- Ambito di applicazione
Il presente Regolamento disciplina lo svolgimento a distanza, in modalità telematica, delle riunioni degli Organi Collegiali dell’Istituto Tecnico “Lorenzo Mossa”.
Art. 2- Definizione
Ai fini del presente regolamento, per “riunioni in modalità telematica” nonché per “sedute telematiche”, si intendono le riunioni degli OO.CC., di cui all’art.1, per le quali è prevista la possibilità che uno o più dei componenti l’organo partecipi anche a distanza, da luoghi diversi dalla sede dell’incontro fissato nella convocazione, oppure che la sede di incontro sia virtuale, cioè che tutti i partecipanti partecipino da luoghi diversi esprimendo la propria opinione e/o il proprio voto mediante l’uso di tools o piattaforme web.
Art. 3- Requisiti tecnici minimi
1. Connessione: le riunioni telematiche devono svolgersi con strumenti che consentano il collegamento simultaneo audio/video tra tutti i partecipanti, garantendo la percezione visiva e uditiva diretta e la possibilità di intervento in tempo reale. Gli strumenti devono essere idonei a garantire la segretezza della seduta e la sicurezza dei dati.
2. Piattaforme: le piattaforme digitali utilizzate devono permettere la condivisione di file, lo scambio di documenti e la registrazione automatica delle presenze. I moduli Google e le chat di piattaforma G-Suite su dominio scolastico sono validi strumenti di verifica delle presenze.
3. Sicurezza: le tecnologie utilizzate devono garantire la sicurezza dei dati e delle informazioni, in conformità al GDPR, e assicurare la riservatezza delle discussioni.
4. Luogo di collegamento: ogni partecipante è tenuto a collegarsi da un luogo che garantisca la riservatezza della seduta, preferibilmente non pubblico o aperto al pubblico. È vietato il collegamento da luoghi non idonei (mezzi di trasporto, luoghi pubblici).
5. Dispositivi: i partecipanti devono utilizzare dispositivi personali che permettano una corretta fruizione della riunione (PC, tablet, smartphone) dotati di videocamera e microfono funzionanti. La videocamera deve rimanere attiva per tutta la durata della seduta.
La partecipazione a distanza alle riunioni di un organo collegiale presuppone la disponibilità di strumenti telematici idonei a consentire la comunicazione in tempo reale a due vie e, quindi, il collegamento simultaneo fra tutti i partecipanti.
Art. 4- Argomenti oggetto di deliberazione in modalità telematica
L’adunanza telematica può essere utilizzata dagli Organi Collegiali per deliberare sulle materie di propria competenza.
Art. 5- Convocazione
1. La convocazione delle adunanze degli organi collegiali, per lo svolgimento delle quali è possibile il ricorso alla modalità telematica, deve essere notificata tramite circolare o via email inviata ai partecipanti almeno cinque giorni prima della data fissata per l’adunanza, salvo situazioni d’urgenza debitamente motivate.
2. La convocazione contiene l’indicazione del giorno, dell’ora, degli argomenti all’ordine del giorno, della modalità telematica (sincrona, asincrona), dello strumento telematico che potrà essere utilizzato (videoconferenza, posta elettronica certificata, posta elettronica o modulo Google di cui il componente dell’organo garantisca di fare uso esclusivo e protetto).
3. La delibera dell’adunanza deve indicare il numero di quanti si sono espressi in merito all’oggetto della convocazione (e degli eventuali astenuti) ai fini del raggiungimento della maggioranza richiesta dalle norme di riferimento, per ciascun argomento all’ordine del giorno.
La sussistenza di quanto indicato nei punti 1, 2, e 3 è verificata e garantita da chi presiede l’Organo Collegiale e dal Segretario che ne fa menzione nel verbale di seduta. Preliminarmente alla trattazione dei punti all’ordine del giorno, compete al Segretario verbalizzante verificare la sussistenza del numero legale dei partecipanti con la specificazione, a verbale, delle modalità di partecipazione dei vari membri.
Art. 6- Svolgimento delle sedute
1. I componenti dell’organo collegiale devono collegarsi da luoghi idonei, garantendo la segretezza della seduta. Non è consentito partecipare da luoghi pubblici o da mezzi in movimento.
2. Per la validità della riunione telematica si richiede:
- La convocazione regolare di tutti i componenti;
- Verifica del quorum costitutivo e deliberativo, con l’uso di moduli e chat per la registrazione delle presenze e votazioni.
3. Ogni partecipante dovrà disattivare il microfono quando non sta intervenendo, per evitare interferenze. Chi presiede la seduta avrà il microfono attivo per gestire i lavori.
4. Le richieste di parola devono essere fatte tramite la chat della piattaforma, rispettando l’ordine di prenotazione.
5. È facoltà dell’organo collegiale invitare soggetti esterni alle riunioni, per fornire contributi utili alle discussioni. Gli inviti saranno spediti con le stesse modalità utilizzate per i componenti dell’organo.
Art. 7 – Riservatezza e sicurezza
1. Riservatezza: i partecipanti sono tenuti a rispettare la riservatezza delle sedute, adottando accorgimenti tecnici come l'uso di cuffie per evitare che persone non autorizzate ascoltino le discussioni. È vietato registrare, condividere o diffondere immagini, audio o video della seduta senza autorizzazione.
2. Sicurezza dei dati: la piattaforma utilizzata deve garantire la sicurezza dei dati trattati durante la seduta, in conformità con il GDPR e le linee guida interne. I dati personali trattati durante la seduta (ad esempio, la registrazione audio/video) saranno custoditi a cura del dirigente scolastico e cancellati una volta approvato il verbale.
Art. 8 - Consiglio di Istituto
Per garantire il funzionamento dell’istituzione scolastica e l’espletamento delle funzioni del Consiglio d’Istituto si stabilisce che esso possa essere convocato in via telematica digitale adottando le seguenti procedure:
a) convocazione via e-mail e/o avviso all’Albo online, con indicazione dell’ordine del giorno, della data e ora della seduta e invio del link alla piattaforma Meet di Google Suite;
b) relativamente alle delibere si procederà alle votazioni durante lo streaming come in presenza per chiamata nominale o tramite modulo Google appositamente predisposto;
c) nel caso in cui un consigliere dovesse perdere la connessione durante le operazioni di voto potrà inviare tempestivamente la propria dichiarazione di voto tramite mail, entro e non oltre le 24 ore successive alla riunione. La mail verrà protocollata e allegata al verbale della seduta;
d) le sedute sono regolarmente verbalizzate e il verbale con l’esito della votazione verrà inviato a tutti i consiglieri per conoscenza e formalmente approvato nella seduta successiva;
e) le delibere sono valide a tutti gli effetti;
f) per la validità dell’adunanza telematica restano fermi i requisiti di validità richiesti per l’adunanza in presenza.
Art. 9 - Collegio Docenti
Può essere convocato un Collegio Docenti digitale sia ordinario (cioè previsto nel piano annuale delle attività), sia straordinario per urgenti e gravi motivi, adottando le seguenti procedure:
a) pubblicazione della circolare almeno 5 giorni prima della data prevista (o anche con minore anticipo in caso di collegio straordinario);
b) nella convocazione sarà indicato il giorno, l’ora e il codice o link da utilizzare su GotoMeeting, e l’ordine del giorno;
c) verranno allegati alla convocazione documenti necessari per la discussione;
d) le delibere sono valide a tutti gli effetti;
e) i microfoni di tutti dovranno essere spenti durante il Collegio;
f) è consigliato l’uso di auricolari o cuffie per l’ascolto;
g) la prenotazione degli interventi avverrà usando la chat nella quale saranno inviati anche i moduli per le votazioni;
h) in allegato alla circolare verrà pubblicato il verbale della seduta precedente;
i) per la validità dell’adunanza telematica restano fermi i requisiti di validità richiesti per l’adunanza in presenza.
Art. 10- Consigli di classe, Dipartimenti, G.L.I., G.L.O.
Si stabilisce che gli OO.CC. di cui sopra possano essere convocati in via telematica sia in via ordinaria (cioè previsto nel piano annuale delle attività) che straordinaria per urgenti e gravi motivi adottando le seguenti procedure:
a) pubblicazione della circolare almeno 5 giorni prima della data prevista (o anche con minore anticipo in caso di consiglio straordinario);
b) nella convocazione sarà indicato il giorno, l’ora e il codice, o link da utilizzare su Meet e l’ordine del giorno;
c) i microfoni di tutti i partecipanti dovranno essere spenti;
d) la prenotazione degli interventi avverrà usando la chat presente in Meet;
e) per la validità dell’adunanza telematica restano fermi i requisiti di validità richiesti per l’adunanza ordinaria.
Art. 11- Disposizioni transitorie e finali
Il presente Regolamento entra in vigore con l’approvazione da parte del Consiglio di Istituto.
Tale documento verrà anche pubblicato in amministrazione trasparente/atti generali/atti amministrativi generali.
Il Dirigente Scolastico e il Presidente del Consiglio di Istituto ricevono pertanto formale delega al fine di ricorrere, con ponderata discrezionalità, alla convocazione delle riunioni degli organi collegiali in modalità telematica. A tale modalità non si potrà ovviamente ricorrere qualora interventi normativi specifici dovessero vietarlo esplicitamente.